Resumen
En Joves de Barcelona desarrollamos una plataforma digital para centralizar y estructurar la gestión de consultas y asesoramientos realizados desde los distintos puntos de atención juvenil distribuidos por la ciudad y el área metropolitana.
La solución sustituyó procesos divididos basados en herramientas históricas y hojas de cálculo, permitiendo gestionar de forma unificada los distintos niveles de atención, seguimiento y reserva de citas. Además, desarrollamos cuadros de mando con Power BI para visualizar y analizar los principales indicadores de los servicios, las campañas y las actividades. El resultado es una plataforma escalable que mejora la operativa diaria, optimiza los flujos de trabajo y facilita tanto la trazabilidad como el análisis de la atención y los asesoramientos.
Reto
Partíamos de un modelo de gestión distribuido y difícil de mantener, basado en herramientas no conectadas y procesos manuales:
- Gestión de consultas mediante hojas de cálculo y herramientas manuales.
- Dificultad para centralizar información y realizar seguimiento de casos.
- Necesidad de estructurar distintos niveles de atención y derivación.
- Procesos operativos poco trazables y con elevada dependencia manual.
- Dificultad para consolidar y analizar los datos generados por los diferentes servicios, campañas y puntos de atención.
- Necesidad de disponer de una plataforma preparada para evolucionar y escalar.
El reto consistía en transformar la gestión de la atención juvenil en un flujo de trabajo más estructurado, centralizado y eficiente, facilitando también el seguimiento y el análisis de la actividad.
Solución
Abordamos el proyecto mediante el diseño y desarrollo de una plataforma operativa a medida orientada a la gestión integral de consultas y asesoramientos:
- Centralizamos la gestión de consultas y solicitudes realizadas desde distintos centros y equipos.
- Estructuramos los distintos niveles de atención, derivación y reserva de citas dentro de un único flujo operativo.
- Diseñamos herramientas de seguimiento y trazabilidad para mejorar la gestión diaria de los casos.
- Desarrollamos cuadros de mando con Power BI para visualizar y analizar indicadores sobre perfiles, atenciones, participación, asistencia y valoración, incorporando filtros, comparativas temporales, tablas y mapas.
- Desarrollamos una arquitectura escalable preparada para evolucionar hacia nuevos niveles y procesos de atención.
Nuestro objetivo fue transformar una operativa fragmentada en una plataforma centralizada capaz de mejorar la gestión, la coordinación y el análisis del servicio.
Resultados
La plataforma permite gestionar la atención y el asesoramiento juvenil de forma más estructurada, eficiente y trazable:
- Centralización de consultas, seguimientos y citas dentro de un único entorno operativo.
- Mejora en los procesos de trabajo y coordinación entre equipos y centros.
- Mayor capacidad de seguimiento y trazabilidad sobre las solicitudes gestionadas.
- Visualización centralizada de los principales indicadores mediante cuadros de mando, con segmentaciones y comparativas entre periodos.
- Plataforma preparada para evolucionar y ampliar nuevos niveles de atención y servicio.
El resultado es una solución que mejora la gestión operativa diaria, facilita el análisis de la actividad y contribuye a ofrecer una atención más organizada y eficiente.
GALERÍA DEL PROYECTO
